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FAQ
Sie haben Fragen?
Wir haben die Antworten.
Ob technische Details, Datenschutz oder Integration – in unseren FAQs finden Sie alles Wichtige rund um ePAYSLIP. Klar erklärt. Schnell gefunden.
Typische Fragen – direkt beantwortet
Was ist eine digitale Gehaltsabrechnung?
Anstelle einer Papierabrechnung per Post erhalten Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen über ein sicheres Online-Portal.
Wie funktioniert der Zugang zur digitalen Plattform?
Die HR-Abteilung legt Mitarbeitende als Nutzer:innen im System an. Nach einer kurzen Verifizierung erhalten sie direkten Zugriff auf alle bereits vorhandenen Gehaltsabrechnungen.
Kann ich ePAYSLIP auch mit meinem bestehenden System nutzen?
ePAYSLIP ist für jedes Lohn- und HR-System verfügbar: z.B. SAP, ADP Paisy, Loga, DATEV, Lexware, Sage, VEDA, Infoniqa, SD Worx und viele mehr.
Sind digitale Abrechnungen genauso gültig wie die in Papierform?
Ja. Digitale Gehaltsabrechnungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und sind rechtlich genauso verbindlich wie Papierdokumente.
Hilfe
Wenn Sie Probleme bei der Anmeldung in my-ePAYSLIP haben, prüfen Sie bitte folgende Details:
1. Haben Sie sich am richtigen Mandanten angemeldet?
Im Feld „Benutzername“ müssen Sie vor Ihren Benutzernamen den Mandantennamen Ihres Arbeitgebers stellen. Beispiel: Mandant/Benutzername.
Der Name des Mandanten ebenso wie Ihren Benutzernamen sollte Ihnen Ihr Arbeitgeber mitgeteilt haben.
2. Ist Ihr Passwort noch gültig?
Falls dies nicht der Fall ist, wird Sie das System automatisch darauf hinweisen und die Eingabe eines neuen Passworts verlangen.
3. Haben Sie Ihr Passwort vergessen?
Zur Vergabe eines neuen Passworts nutzen Sie bitte den „Passwort vergessen?“ Button in der Anmeldemaske.
4. Haben Sie Ihren Benutzernamen oder den Mandantennamen vergessen?
Wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Arbeitgeber (Personalabteilung). Aus Datenschutzgründen hat nur dieser Zugriff auf Ihre Benutzerdaten.
5. Haben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort korrekt eingegeben?
Bei allen weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers. Dort wird man Ihnen sicher gerne weiterhelfen.
Klicken Sie auf den Link „Passwort vergessen?". in der ePAYSLIP Anmeldemaske. Damit entsperren Sie Ihren Benutzer selbstständig und bekommen gleichzeitig ein neues Passwort zugesendet.
Benutzen Sie zur Anforderung eines neuen Passworts bitte den „Passwort vergessen"-Link in der Anmeldemaske und folgen Sie den Anweisungen.
Die Verwaltung der Zugangsdaten von Mitarbeitern liegt ausschließlich in den Händen und der Verantwortung des aktuellen bzw. ehemaligen Arbeitgebers.
ePAYSLIP selbst hat darauf aus Datenschutzgründen keinen Zugriff.
Bitte wenden Sie sich deshalb an Ihren jetzigen bzw. ehemaligen Arbeitgeber wenn Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben oder Zugriff auf ältere Dokumente benötigen.
Aus Datenschutzgründen haben wir leider keinen Zugriff auf Ihre Benutzerdaten.
Bitte wenden Sie sich an die Personalabteilung Ihres Arbeitgebers.
ePAYSLIP ist eine Cloud-Anwendung und damit ein sogenanntes „Multi-Mandanten-System".
Das heißt, dass sich alle Kunden (Mandanten) das System mit anderen Kunden teilen.
Um eine eindeutige Identifikation und Zuordnung der einzelnen Benutzer zu den jeweiligen Kunden zu gewährleisten, muss dem Benutzernamen bei der Anmeldung unter https://www.epayslip-portal.de/ (https://www.epayslip-portal.de/)deshalb der jeweilige Mandantenname (Kundenname) vorangestellt werden.
Beispiel: Ihr Benutzername ist Ihre Personalnummer „5432" und Sie arbeiten bei der Firma „Fischer".
Im Feld „Benutzername" geben Sie also ein: Fischer/5432
Grundsätzlich werden Sie von Ihrem Arbeitgeber darauf hingewiesen, Ihre persönlichen Dokumente vor Ihrem Austritt herunterzuladen und zu sichern. Falls Sie nach Ihrem Austritt noch Zugriff auf Ihre Dokumente benötigen, sprechen Sie bitte Ihren ehemaligen Arbeitgeber an.
Die ePAYSLIP-App ist eine sogenannte Web-App und funktioniert unabhängig vom genutzten Smartphone oder Tablet. Sie muss deshalb auch nicht aus einem App-Store heruntergeladen werden und läuft auf jedem Smartphone Betriebssystem (z.B. iOS, Android, Windows, Linux, etc.)
Die Nutzung ePAYSLIP-App ist ganz einfach:
1. Geben Sie nur die Webadresse www.epayslip-portal/app in Ihren Internetbrowser auf Ihrem Smartphone ein und bestätigen Sie diese mit der Eingabetaste.
2. In die erscheinenden ePAYSLIP-Anmeldemaske geben Sie wie gewohnt Ihre Benutzerdaten ein. (Mandant/Benutzername und Passwort)
3. Nach dem Klick auf den „Anmelden“-Button erscheinen Ihre persönlichen Dokumente unmittelbar auf Ihrem Bildschirm.
4. Klicken Sie auf eines Ihrer Dokumente, wird dieses in einem weiteren Tab angezeigt. Dort können Sie in das Dokument zoomen, es weiterleiten oder direkt an einen Drucker senden. Die verfügbaren Funktionen hängen von dem von Ihnen genutzten Internetbrowser ab.
TIPP: Setzen Sie für www.epayslip-portal/app ein Lesezeichen in Ihrem Browser oder verlinken Sie diese mit Ihrem Home-Bildschirm. So haben Sie Ihre Dokumente stets griffbereit.
Allgemeine Fragen & Antworten
Anstelle einer Papierabrechnung per Post erhalten Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnungen über ein sicheres Online-Portal.
• Jederzeit online abrufbar
• Zum Herunterladen verfügbar
Die digitale Lösung bietet zahlreiche Vorteile:
• Schnellere Verfügbarkeit
• Nachhaltigkeit durch Papiereinsparung
• Höchste Datensicherheit
• Jederzeit und überall abrufbar
• Keine verlegten Dokumente mehr
• Weniger administrativer Aufwand für die HR-Abteilung
Die HR-Abteilung legt Mitarbeitende als Nutzer:innen im System an. Nach einer kurzen Verifizierung erhalten sie direkten Zugriff auf alle bereits vorhandenen Gehaltsabrechnungen.
Ja. Digitale Gehaltsabrechnungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und sind rechtlich genauso verbindlich wie Papierdokumente.
• Solange das Arbeitsverhältnis besteht, stehen alle bisherigen Abrechnungen dauerhaft zur Verfügung.
• Nach dem Austritt aus dem Unternehmen gelten gesetzliche Regelungen, wie lange die Unterlagen noch zugänglich sind. Die HR-Abteilung informiert dazu im Detail.
• Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert.
• Zugriff haben ausschließlich die jeweiligen Mitarbeitenden sowie berechtigte HR-Mitarbeitende.
• Das System erfüllt die aktuellen Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO.
Ja.
• Ein Download sowie die Speicherung auf eigenen Geräten ist jederzeit möglich.
• Auch ein Ausdruck ist machbar – empfohlen wird jedoch die digitale Nutzung, da die Dokumente ohnehin jederzeit online abrufbar bleiben.
Unternehmensvorteile
Die digitale Gehaltsabrechnung reduziert nicht nur Kosten für Papier, Druck und Versand, sondern verschlankt auch die internen HR-Prozesse. Lohnabrechnungen werden sofort und fehlerfrei zugestellt – ganz ohne Verzögerung. So gewinnen Payroll- und HR-Teams wertvolle Zeit für strategische Aufgaben, die echte Wertschöpfung bringen.
Digitale Abläufe machen Prüfungen, Freigaben und Archivierungen transparent und jederzeit nachvollziehbar. Dadurch entstehen revisionssichere Nachweise und eine klare Dokumentation – ein Gewinn für Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen.
Die Umstellung auf digitale Prozesse schont Ressourcen und reduziert den CO₂-Fußabdruck, da Papierverbrauch und Postversand entfallen. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Umwelt aus, sondern stärkt auch das Unternehmensimage – sowohl im Employer Branding als auch in der Außenwahrnehmung als verantwortungsbewusstes, zukunftsorientiertes Unternehmen.
Mitarbeitende gewinnen
Akzeptanz entsteht durch Transparenz und aktive Einbindung.
• Offene Kommunikation: Wir informieren alle Mitarbeitenden und Führungskräfte klar über die Ziele und Vorteile.
• Beteiligung des Betriebsrats (falls vorhanden): Der BR wird frühzeitig einbezogen und erhält alle relevanten Informationen.
• Informationsveranstaltungen: In Präsentationen und Demos können Fragen direkt beantwortet und mögliche Bedenken ausgeräumt werden.
Nicht alle fühlen sich im digitalen Umfeld wohl – das berücksichtigen wir. Mitarbeitende, die keinen digitalen Zugang möchten, erhalten über einen analogen Prozess die notwendigen Unterlagen direkt von der HR-Abteilung. So stellen wir sicher, dass niemand ausgeschlossen wird.
Der Betriebsrat wird umfassend informiert und aktiv in den Prozess eingebunden:
• Dokumente zum Download: Alle relevanten Unterlagen stehen bereit und können dem BR übergeben werden.
• Informationsveranstaltungen und separate Demos: Hier hat der BR die Möglichkeit, tiefer in die Themen einzusteigen und offene Fragen zu klären.
Sicherheit & Technik
Vor dem Onboarding bitten wir darum, einen kurzen Fragebogen auszufüllen. Darin erfassen wir alle wichtigen Informationen vorab, zum Beispiel bestehende Payroll-Formate. Um einen reibungslosen Start zu gewährleisten, können Sie uns auch Beispieldateien oder Formatbeschreibungen zur Verfügung stellen.
Datenschutz hat bei uns höchste Priorität. Auf Mitarbeiterdaten können ausschließlich berechtigte Personen zugreifen. Unser Produkt erfüllt die Vorgaben der DSGVO und sämtliche Zugriffe werden revisionssicher dokumentiert.
Falls ein Passwort vergessen wurde, kann es jederzeit über die Funktion „Passwort zurücksetzen“ neu vergeben werden.
Für die Nutzung genügt ein internetfähiges Gerät wie PC, Tablet oder Smartphone. Benötigt wird lediglich ein aktueller Webbrowser. Eine zusätzliche Softwareinstallation ist nicht erforderlich.
Einführung & Ablauf
Der Einstieg ist einfach und schnell: Nach Bereitstellung der Onboarding-Informationen richten wir Ihre Umgebung im ePAYSLIP-Portal ein. Danach importieren Sie Gehaltsdokumente und Benutzer webbasiert selbstständig über den Payroll Connector.
Die Umstellung hängt natürlich auch von der Unternehmensgröße und Ihren Prozessen ab, weshalb bei großen Firmen alle Entscheider frühzeitig informiert werden sollten. ePAYSLIP ist kompatibel mit Systemen wie SAP, Datev oder Sage und bietet 24/7-Zugriff per Portal oder App.
Sobald eine neue Gehaltsabrechnung vorliegt, erhalten Mitarbeitende automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. So ist sichergestellt, dass niemand eine Abrechnung übersieht.
Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, sollte dieser frühzeitig eingebunden werden. Mitarbeitende erhalten anschließend eine Einladung per E-Mail. Mit der Verifizierung ihres Zugangs geben sie automatisch ihr Einverständnis für die digitale Zustellung.
Demo & Kontakt
Ihre Frage war nicht dabei?
In unseren FAQs finden Sie Antworten auf viele Themen rund um ePAYSLIP. Sollte dennoch etwas offen bleiben, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf – wir unterstützen Sie bei Ihrem Anliegen.
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